SISTEMA DE
AUTOCONTROL Y
GESTIÓN DEL RIESGO INTEGRAL DE LAVADO DE
ACTIVOS, FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO Y FINANCIAMIENTO DE LA
PROLIFERACIÓN DE ARMAS DE DESTRUCCIÓN MASIVA (LA/FT/FPADM) Y REPORTE DE
OPERACIONES SOSPECHOSAS A LA UIAF
1-
Introducción
INVERJENOS S.A.S. está comprometida con la lucha contra el LA/FT/FPADM,
por tanto, dará estricto cumplimiento a las normas que le son
aplicables en la materia e impulsará internamente un abierto rechazo
hacia cualquier actividad delictiva o conducta que implique actividades
de LA/FT/FPADM. El cumplimiento de las metas comerciales y resultados
financieros de INVERJENOS S.A.S. está supeditado al estricto
cumplimiento de las normas de autocontrol y gestión del riesgo de
LA/FT/FPADM. Todas las operaciones, negocios y contratos que ejecute
INVERJENOS S.A.S. se ajustarán a las políticas y procedimientos
dispuestos en su manual de SAGRILAFT y demás normas internas que
regulen sobre los factores de riesgo de LA/FT/FPADM, de lo contrario no
se tramitarán.
2- Objetivo
Establecer las directrices para la prevención y control del SAGRILAFT y
generar medidas de control para evitar que las actividades y
operaciones de INVERJENOS S.A.S. sean utilizadas como un medio para dar
apariencia de legalidad a recursos de actividades ilícitas y
transacciones que busquen apoyar el terrorismo, la Financiación de la
Proliferación de Armas de Destrucción Masiva y sus delitos fuente.
3- Alcance
Esta política es aplicable a todas nuestras contrapartes: empleados,
clientes, proveedores y accionistas y se complementa con el Manual de
SAGRILAFT, el cual ha sido aprobado por la Junta Directiva.
4- Lineamientos
- Sobre los conflictos
de interés: Sin perjuicio de la política de conflicto de
intereses que consta en el programa de ética y transparencia “PTEE”
adoptado por INVERJENOS S.A.S., se entiende para los efectos de los
riesgos de LA/FT/FPADM, en las siguientes situaciones:
a) En la consulta en
listas, el análisis de operaciones inusuales, estudio de operaciones
sospechosas y realización de reporte de operación sospechosa (ROS), se
entiende que hay conflicto cuando la consulta, el estudio, análisis o
reporte ha sido realizado por un empleado de INVERJENOS S.A.S. para el
cónyuge o compañero permanente, parientes dentro del primer y segundo
grado de consanguinidad, primero y segundo de afinidad o primero civil,
o respecto de aquellas operaciones o reportes en las que la persona
encargada de realizar la consulta, estudio, análisis o reporte tenga
algún interés personal o busque el favorecimiento de otra persona.
b) En la realización de
reportes a las autoridades: Se entiende que hay conflicto de interés
cuando en la toma de decisión de la realización del reporte se
encuentran involucradas situaciones personales de quien realiza el
reporte o se trata de operaciones realizadas por cónyuges o compañeros
permanentes, parientes dentro del segundo grado de consanguinidad,
segundo de afinidad o primero civil.
- Sobre la identificación
de factores de riesgo y eventos de riesgo relacionados con éstos, junto
con su análisis y evaluación:
a) INVERJENOS S.A.S.,
establecerá la metodología para identificar factores de riesgo y
eventos de riesgo que puedan generar éstos en relación con el
LA/FT/FPADM. Así mismo, establecerá metodologías para la segmentación
de los factores de riesgo, los clasificará e identificará las formas a
través de las cuales se puede presentar el riesgo de LA/FT/FPADM. Las
alertas, los seguimientos y la información interna recopilada, servirán
para actualizar y mejorar los eventos de riesgo identificados.
INVERJENOS S.A.S., contará con metodologías para analizar las
situaciones de riesgo identificadas, su probabilidad de ocurrencia y el
impacto en caso de materializarse mediante riesgos asociados.
b) INVERJENOS S.A.S., diseñará controles que pueden ser preventivos, de
detección o correctivos, con el fin de mitigar el impacto y/o
probabilidad de ocurrencia inherente de los eventos de riesgo
identificados y evaluará el riesgo residual.
c) INVERJENOS S.A.S. establecerá actividades de monitoreo que le
faciliten detectar y corregir deficiencias del LA/FT/FPADM y asegurar
que los controles son integrales, se refieren a todos los eventos de
riesgo y funcionan oportuna, efectiva y eficientemente.
- Sobre la incursión en
nuevos mercados u ofrecimiento de nuevos productos: Dentro
del estudio previo al lanzamiento de un nuevo mercado o producto se
identificarán los Eventos de Riesgo de LA/FT/FPADM, se definirán las
actividades de control y dejará constancia del análisis correspondiente.
- Sobre la administración de los Factores de Riesgo: El
Riesgo Residual asociado a cada uno de los Factores de Riesgo y
calificado por INVERJENOS S.A.S. en un nivel alto (esto es probabilidad
o impacto), será evaluado teniendo presente que la gestión del riesgo
de LA/FT/FPADM tiene prelación sobre el logro de las metas comerciales.
- Política sobre Debida diligencia en el conocimiento de contrapartes:
a) Conocimiento de los Clientes:
De acuerdo con la forma de comercialización de los productos y/o
servicios, los clientes de INVERJENOS S.A.S. se identificarán y
cumplirán un proceso de vinculación mediante el diligenciamiento de un
formato y la entrega de documentación soporte que será objeto de
verificación.
De acuerdo con su perfil, durante su vinculación y las transacciones
relevantes que realicen, se adelantarán los correspondientes análisis
para establecer la coherencia con su actividad económica y con la demás
información por ellos suministrada. Así mismo, INVERJENOS S.A.S. se
abstendrá de registrar clientes anónimos y velará por qué no figuren
bajo nombres ficticios o inexactos y propenderá por identificar al
Beneficiario Final de los productos comercializados en estos casos.
Ahora bien, en lo que se refiere a los clientes de contado, venta
directa y/o ventas telefónicas o a través de mecanismos que impliquen
el uso de tecnologías de la información que según sus condiciones se
traten de consumidores de ventas masivas para la empresa, se surtirá
una debida diligencia mínima que consiste en solicitar su nombre y
datos de identificación. Lo anterior, en consideración a los montos de
las transacciones y el riesgo que representan para la compañía. Ahora
bien, dada la imposibilidad de realizar un proceso de debida diligencia
mucho más exhaustivo para los clientes de contado, INVERJENOS S.A.S.,
aunará sus esfuerzos en la identificación de operaciones inusuales por
parte de estos clientes, teniendo en cuenta los factores de riesgo.
b) Conocimiento de Proveedores
y/o Contratistas:
Las personas naturales o jurídicas que deseen ser proveedores o
contratistas de INVERJENOS S.A.S., se identificarán y cumplirán un
proceso de vinculación, mediante el diligenciamiento de un formato y la
entrega de una documentación soporte, que será objeto de revisión y
verificación. Aprobado el proceso de vinculación podrán ser registrados
como aptos para que INVERJENOS S.A.S. pueda contratar con ellos.
c) Conocimiento de Empleados:
Las personas naturales que aspiren a desempeñar un cargo en INVERJENOS
S.A.S., deberán cumplir con el suministro de los requisitos dispuestos
en la normativa interna a fin de poder contar con la información que
permita a INVERJENOS S.A.S. verificar sus antecedentes. Por lo menos
anualmente los empleados deberán actualizar la información que resulte
susceptible de modificación. De acuerdo con el cargo y
responsabilidades asignadas al Empleado, INVERJENOS S.A.S. adelantará
análisis para detectar comportamientos inusuales en cualquier persona
que labore o preste sus servicios, a fin de tomar las medidas que
resulten pertinentes.
d) Conocimiento de Socios o
Accionistas:
INVERJENOS S.A.S. no tiene injerencia en el proceso de aceptación de
nuevos socios o accionistas, ese proceso está a cargo exclusivo de la
casa matriz, sin embargo, cuando se
vinculen nuevos socios, se hará una verificación en listas
restrictivas, vinculantes y medios de prensa.
e) Conocimiento de mercado:
En lo referente al conocimiento del mercado, INVERJENOS S.A.S.
establecerá mecanismos de control para conocer las características
usuales del mercado propio y el de los clientes con el fin de poder
compararlos con las operaciones realizadas y establecer su normalidad,
posible anormalidad o calificación de sospechosa.
Lo anterior permitirá detectar operaciones inusuales y determinar la
existencia de operaciones sospechosas.
- Política para
contrapartes que pueden exponer en mayor grado al riesgo de LA/FT/FPADM:
a) Respecto de la jurisdicción:
INVERJENOS S.A.S. utilizará como un criterio para evaluar el riesgo y
realizar negocios, el domicilio o ubicación de las personas en países
prohibidos por GAFI. En caso de tomar la decisión de adelantar negocios
con ellas, evaluará la existencia de otras señales de alerta que puedan
dar lugar a no tomar el riesgo de contratar con ellas. En caso de
decidir contratar con ellas, las identificará e incrementará el
monitoreo durante la relación comercial.
b) Respecto de la actividad
económica:
INVERJENOS S.A.S. realizará negocios con personas que desarrollen
actividades lícitas e identificará contrapartes que por la naturaleza
de sus actividades puedan exponerla a un mayor riesgo de LA/FT/FPADM
estableciendo procedimientos de conocimiento más estrictos e
incrementando el monitoreo a las transacciones mientras dure la
relación comercial. INVERJENOS S.A.S. no establecerá relaciones
comerciales con personas que no puedan demostrar la licitud del origen
de los recursos con los cuales adquiere los productos.
- Política respecto a la
verificación de listas:
INVERJENOS S.A.S. no establecerá relaciones contractuales con clientes,
empleados, proveedores o contratistas que se encuentren registrados en
la lista vinculante para Colombia (ONU) o en la lista restrictiva OFAC.
La coincidencia con otras listas o información negativa de carácter
público relacionada con LA/FT/FPADM se considerará un criterio
importante para denegar o terminar una relación contractual.
- Política frente al
reporte de operaciones sospechosas:
INVERJENOS S.A.S. reportará aquellas operaciones que, por su cuantía,
características y demás elementos pudieren calificar como sospechosas.
INVERJENOS S.A.S. no requerirá tener la certeza de que se trata de una
actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos
involucrados provienen de tales actividades.
- Política de manejo de
efectivo:
INVERJENOS S.A.S. no dará recursos en efectivo. Los pagos se realizarán
a través de los medios dispuestos por el sistema financiero. Por su
parte, podrá recibir recursos en efectivo respecto de aquellos clientes
que se consideran dentro del canal de venta directa y/o en los
establecimientos de comercio.
- Sobre la conservación y manejo de la documentación del sistema:
INVERJENOS S.A.S. conservará los documentos y registros relativos al
LA/FT/FPADM, de conformidad con lo establecido en el principio de
protección de la información y secretos comerciales, contenido en el
documento Programa de Ética y Transparencia “PTEE” de INVERJENOS S.A.S.”
En todo caso, INVERJENOS S.A.S. conservará (en físico o digitalmente)
los documentos por el término de diez (10) años contados a partir del
último asiento, documento o comprobante y concluido el término citado,
los documentos pueden ser destruidos, siempre que se cumplan las
siguientes condiciones:
• Que no medie solicitud
de entrega de estos formulada por autoridad competente.
• Que se conserven en un medio técnico que garantice su posterior
reproducción exacta y la preservación de su valor probatorio.
• La información y documentos soporte remitidos a la UIAF, estará bajo
la salvaguarda del Oficial de Cumplimiento y por ningún motivo las
contrapartes internas como externas tendrán acceso y conocimiento de
esta. Así mismo, se guardará la debida reserva de la información
solicitada por dicha entidad.
• Divulgación y capacitación: Ningún empleado de INVERJENOS S.A.S. está
autorizado a divulgar información inherente al diseño y funcionamiento
del sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LA/FT/FPADM. Las
comunicaciones, reportes, e informes a terceros se harán de conformidad
con las directrices de comunicación de INVERJENOS S.A.S.
• INVERJENOS S.A.S. establece como mecanismo de divulgación de las
políticas y procedimientos para la prevención y control de LA/FT/FPADM,
el diseño y desarrollo de un programa de capacitación, liderado por el
Oficial de Cumplimiento dirigido a los empleados de áreas que están
expuestas a un mayor riesgo de LA/FT/FPADM o a los empleados que
ejecutan controles para mitigar riesgos de LA/FT/FPADM, que permita
tanto su sensibilización como entrenamiento, en el inicio y durante el
tiempo que se mantenga la relación laboral. El programa contemplará la
frecuencia de la capacitación, el alcance, las formas de evaluación y
los medios para ejecutarlo. El programa de capacitación estará dirigido
a terceros cuando INVERJENOS S.A.S. lo considere pertinente.
• Reserva sobre la información de contrapartes: INVERJENOS S.A.S.,
levantará la reserva, como consecuencia de las solicitudes formuladas
por escrito de manera específica por las autoridades competentes, con
el lleno de los requisitos y formas legales y en los casos señalados
por las normas, previa revisión del área jurídica.
• Reserva sobre la solicitud de información por autoridades: Los
Empleados de INVERJENOS S.A.S. en concordancia con el principio de
protección de información y secretos comerciales, guardarán reserva
sobre los requerimientos y las inspecciones judiciales realizadas por
las autoridades, así como sobre los reportes realizados a la UIAF. Dar
a conocer dichas solicitudes puede conllevar sanciones administrativas
y penales.
- Sobre los
incumplimientos a la política.
Consecuencias por el incumplimiento del sistema de Autocontrol y
Gestión del Riesgo de LA/FT/FPADM: El incumplimiento a lo dispuesto en
el presente Manual, será analizado al tenor de lo dispuesto por
INVERJENOS S.A.S. en el Reglamento Interno de Trabajo u otras normas
internas que regulen la relación con los empleados.
- Sobre la integración
del sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LA/FT/FPADM con el
documento Principios de Conducta Empresarial de INVERJENOS S.A.S.
El sistema diseñado se integra a las directrices impartidas en el
documento en mención y de esta forma los controles que aquí se
implementan deben ser aplicados por todos los Empleados, en consonancia
con los principios que desde este orientan su actuación.
